Excel je godinama bio (i još uvijek jest) jedan od najkorištenijih alata u poslovanju. Fleksibilan je, dostupan i relativno jednostavan za korištenje. Mnoge su tvrtke upravo uz pomoć Excela započele svoje poslovanje, vodile financije, evidencije kupaca, zaliha i razne interne izvještaje.
Međutim, kako poslovanje raste, Excel vrlo često prestaje biti rješenje i postaje — problem.
U ovom blogu objašnjavamo:
1) zašto Excel više nije dovoljan u određenoj fazi poslovanja
2) koji su najčešći znakovi da je vrijeme za digitalizaciju
3) koje su prednosti sustavne digitalizacije poslovanja
4) kako ERP sustav rješava ograničenja Excela
Excel – koristan alat, ali s jasnim ograničenjima
Važno je naglasiti: Excel nije loš alat. Problem nastaje kada se koristi za zadatke za koje nije namijenjen.
Excel je idealan za:
- jednostavne analize
- privremene evidencije
- individualni rad
Ali postaje rizičan kada se koristi za:
- vođenje ključnih poslovnih procesa
- rad više korisnika istovremeno
- dugoročno upravljanje podacima
Najčešći znakovi da Excel više nije dovoljan
Ako se prepoznajete u sljedećim situacijama, vrlo je vjerojatno da je vaša tvrtka spremna (ili već kasni) s digitalizacijom.
1. Više verzija iste datoteke
2. Ručni unos podataka i česte greške
3. Nemogućnost rada više korisnika
4. Nedostatak kontrole i sigurnosti
5. Izvještaji se rade „ručno“
Što zapravo znači digitalizacija poslovanja?
Digitalizacija poslovanja nije samo uvođenje novog softvera ili prebacivanje papira u PDF.
Digitalizacija znači:
✔ povezivanje poslovnih procesa
✔ centralizaciju podataka
✔ automatizaciju ponavljajućih zadataka
✔ transparentnost i kontrolu u realnom vremenu
Drugim riječima digitalizacija omogućuje da podaci rade za vas, a ne obrnuto.
Kako ERP sustav rješava ograničenja Excela?
ERP sustav je dizajniran upravo za ono što Excel ne može pouzdano raditi.
Jedinstvena baza podataka
Svi odjeli koriste:
- iste podatke
- u realnom vremenu
- bez dupliciranja
Nema više „različitih verzija istine“.
Automatizacija procesa
ERP sustav omogućuje:
- automatsko knjiženje
- povezivanje prodaje i skladišta
- automatske izvještaje
Time se smanjuje:
- ručni rad
- mogućnost grešaka
- ovisnost o pojedincima
Kontrola i sigurnost
ERP omogućuje:
- jasne korisničke uloge
- evidenciju svih promjena
- usklađenost sa zakonskim regulativama
Podaci su sigurniji i dostupni samo onima kojima trebaju.
Skalabilnost
Za razliku od Excela, ERP raste zajedno s poslovanjem:
- novi korisnici
- novi moduli
- nove poslovne jedinice
Bez potrebe za „krpanjem“ postojećih rješenja.
Kada je pravo vrijeme za prelazak s Excela?
Ne postoji univerzalni trenutak, ali najčešće se događa kada:
- poslovanje raste brže nego administracija
- menadžment nema uvid u realne podatke
- zaposlenici više vremena troše na tablice nego na stvarni posao
- Excel postaje usko grlo, a ne alat
Važno je reagirati prije nego problemi postanu preskupi.
Digitalizacija kao strateška odluka
Tvrtke koje na digitalizaciju gledaju kao na:
- dugoročnu investiciju
- temelj budućeg rasta
- alat za donošenje odluka
imaju jasnu prednost na tržištu.
Digitalizacija nije cilj sama po sebi ona je sredstvo za učinkovitije, sigurnije i profitabilnije poslovanje.
Excel je izvrstan alat, ali do određene točke.
Kada poslovanje preraste njegove mogućnosti, nastavak rada u Excelu postaje rizik, a ne ušteda.
Digitalizacija poslovanja kroz ERP sustav:
- uklanja kaos
- donosi kontrolu
- štedi vrijeme i novac
- priprema tvrtku za budući rast
Ako imate osjećaj da Excel „više ne drži stvari pod kontrolom“, vrlo je vjerojatno da ste već spremni za sljedeći korak.